Der gesamte Nonprofit-Sektor baut auf der beeindruckenden Arbeit von Freiwilligen auf. Viele von uns werden bezahlt, das stimmt. Aber ohne ihren Beitrag könnten wir nicht einmal die Hälfte der Wirkung erzielen, die wir uns vorgenommen haben.

Mit anderen Worten: Freiwillige sind das Schmiermittel, das die Arbeit in einem oft schwierigen Sektor erheblich erleichtert. Sie helfen auf vielfältige Weise – bei der Durchführung von Programmen, der Organisation von Veranstaltungen, der kostenlosen Bereitstellung spezialisierter Fachkenntnisse oder der Sensibilisierung in der Gemeinschaft. Ob materiell oder immateriell: Ihre Unterstützung ist unschätzbar wertvoll.

Doch was passiert, wenn die Freiwilligen einfach nicht da sind? Was passiert, wenn Sie nach Freiwilligen suchen, aber keine Antwort erhalten?

Eine naheliegende Reaktion ist, breiter zu werben. Das kann helfen (und wir werden weiter unten einige bislang wenig genutzte Zielgruppen besprechen). Aber Freiwillige zu finden, ist nicht immer nur ein Sichtbarkeitsproblem. Manchmal ist die Gelegenheit zu anspruchsvoll, zu vage, zu schwer auffindbar oder wird schlicht der falschen Zielgruppe präsentiert.

Von all den Herausforderungen, denen Nonprofit-Organisationen begegnen, ist dies wahrscheinlich die häufigste, die wir bei unseren eigenen Nonprofit-Partnern beobachten. Wir wissen, wie schwierig es sein kann, wenn man nicht weiss, was nicht funktioniert.

Schauen wir uns deshalb in einem detaillierten Leitfaden an, was Sie versuchen können.

Beginnen Sie mit der Gelegenheit selbst

Bevor Sie nach weiteren Personen suchen, betrachten Sie genau, was Sie von ihnen verlangen.

Eine Rolle, die schlicht mit «Freiwillige gesucht» beschrieben wird, sagt potenziellen Freiwilligen nur sehr wenig. Eine konkrete Rolle wie «Zweistündige Finanzplanungsberatung für eine Jugendorganisation» vermittelt sofort eine klarere Vorstellung davon, welchen Beitrag jemand leisten könnte.

Das ist besonders beim Skills Volunteering wichtig. Eine Fachperson ist möglicherweise ohne Weiteres bereit, zwei Stunden ihrer Expertise einzubringen, aber deutlich weniger bereit, sich auf ein zeitlich offenes Engagement einzulassen.

Teilen Sie grössere Bedarfe nach Möglichkeit in kleinere, klar definierte Arbeitsaufgaben auf.

Fragen Sie:

• Wobei benötigen wir tatsächlich Unterstützung?
• Welche Fähigkeiten werden wirklich benötigt?
• Kann die Arbeit remote erledigt werden?
• Muss sie während der Arbeitszeit stattfinden?
• Könnte jemand die Aufgabe in einer einzigen Sitzung erledigen?
• Wie würde ein erfolgreiches Ergebnis aussehen?
• Welche Unterstützung oder Informationen benötigt die freiwillige Person von uns?

Eine solche Bedarfsermittlung kann zeigen, dass ein Projekt, für das zunächst eine langfristige freiwillige Mitarbeit erforderlich zu sein scheint, tatsächlich aus mehreren kleineren, klar definierten Aufgaben besteht.

Das macht den nächsten Schritt – die richtigen Personen zu finden – wesentlich einfacher.

1. Suchen Sie dort, wo Fachpersonen bereits nach Möglichkeiten suchen

Wenn Sie eine freiwillige Person mit Kenntnissen in Marketing, Finanzen, IT, Recht, HR, Design, Kommunikation oder einem anderen Fachgebiet benötigen, beschränken Sie Ihre Suche nicht auf traditionelle Freiwilligen-Websites.

LinkedIn Jobs

LinkedIn kann für Skills Volunteering besonders nützlich sein, weil es freiwilliges Engagement in ein berufliches Umfeld bringt, in dem Menschen bereits über ihre Fähigkeiten und ihre Karriere nachdenken.

Nonprofit-Organisationen können Freiwilligenmöglichkeiten auf LinkedIn veröffentlichen. LinkedIn selbst empfiehlt, die erforderlichen Fähigkeiten, die Art der Arbeit, den Zeitaufwand und die erwartete Wirkung der Rolle sehr konkret zu beschreiben.

Wichtig ist, eine freiwillige Rolle nicht als Stelle zu tarnen. Vielmehr sollte man sich an der Klarheit einer guten Stellenbeschreibung orientieren.

Statt:

«Wir brauchen jemanden, der uns bei unserer Website hilft.»

Versuchen Sie:

«Freiwillige WordPress-Fachperson gesucht – unterstützen Sie uns dabei, die Barrierefreiheit und Navigation unserer Website zu verbessern. Ungefähr 4–6 Stunden, remote.»

Die zweite Möglichkeit lässt sich viel leichter mit der eigenen Verfügbarkeit und Fachkenntnis abgleichen.

LinkedIn-Suche und Recruiter

Sie können über das Veröffentlichen einer Anzeige hinausgehen und aktiv Personen identifizieren, die gut passen könnten.

Mit den Suchfunktionen von LinkedIn können Organisationen Fachpersonen nach Fähigkeiten, Erfahrung, Standort und weiteren Kriterien finden. LinkedIn Recruiter kann auch für die direkte Kontaktaufnahme genutzt werden, einschliesslich mit Personen, die nicht aktiv nach einer neuen Rolle suchen.

Das Prinzip ist einfach: Warten Sie nicht immer darauf, dass die freiwillige Person Sie findet.

Wenn Sie beispielsweise eine Grafikdesignerin oder einen Grafikdesigner benötigen, identifizieren Sie eine Gruppe relevanter Fachpersonen und sprechen Sie einige davon mit einer wirklich personalisierten Nachricht an. Erklären Sie, warum Sie glauben, dass ihre Expertise nützlich sein könnte.

Eine sorgfältig zielgerichtete Nachricht an zehn Personen kann produktiver sein als ein allgemeiner Beitrag, den Hunderte sehen.

2. Gehen Sie auf Schulen und Universitäten zu

Studierende sind eine weitere potenziell wertvolle – und manchmal zu wenig genutzte – Quelle für Freiwillige.

Universitäten verfügen häufig über etablierte Beziehungen zu Nonprofit-Organisationen, Freiwilligenstellen, Studierendenvereinigungen, Karrierestellen und akademischen Fachbereichen. Einige Institutionen integrieren freiwilliges Engagement aktiv in ihre Entwicklungsprogramme für Studierende.

So haben beispielsweise Universitäten in Italien strukturierte Partnerschaften mit Organisationen des Dritten Sektors entwickelt. Dadurch erhalten Studierende die Möglichkeit, zu Gemeinschaftsprojekten beizutragen und gleichzeitig praktische sowie übertragbare Fähigkeiten zu entwickeln.

Senden Sie nicht einfach eine E-Mail mit der Frage: «Haben Sie Studierende, die sich freiwillig engagieren möchten?»

Wenden Sie sich stattdessen mit etwas Konkretem an die Universität:

• Ein Kommunikationsprojekt über ein Semester
• Eine eintägige gemeinnützige Aktivität
• Ein Forschungs- oder Datenprojekt
• Eine Möglichkeit für Studierende aus Marketing, Wirtschaft, IT oder Sprachwissenschaften
• Ein wiederkehrendes Freiwilligenprogramm
• Ein Projekt, das einen bestehenden Kurs oder eine Studierendenvereinigung ergänzen könnte

Auch Schulen können wertvoll sein, insbesondere für lokale, praktische Freiwilligenarbeit. Lehrpersonen, Schulkoordinatoren und Schülerorganisationen könnten an Projekten interessiert sein, die jungen Menschen sinnvolle Möglichkeiten bieten, sich in ihrer Gemeinschaft einzubringen.

Der entscheidende Punkt ist, die Partnerschaft sowohl für die Institution als auch für die Nonprofit-Organisation nützlich zu machen.

3. Veranstalten Sie einen Informationstag für Freiwillige

Manchmal engagieren sich Menschen nicht freiwillig, weil sie nicht wissen, wie freiwilliges Engagement in Ihrer Organisation tatsächlich aussieht.

Ein Informationstag für Freiwillige kann dieses Problem lösen.

Laden Sie potenzielle Freiwillige ein, Ihre Arbeit kennenzulernen, Ihr Team zu treffen, direkt von den an Ihren Programmen beteiligten Personen zu hören und die verschiedenen Möglichkeiten ihres Beitrags zu verstehen.

Wichtig ist, die Veranstaltung nicht zu einer langen Präsentation über die Organisation zu machen. Geben Sie den Menschen etwas Konkretes, das sie erleben können.

Zeigen Sie ihnen:

• Das ist unsere Arbeit.
• Das ist das Problem, das wir zu lösen versuchen.
• Das tun unsere Freiwilligen tatsächlich.
• So können Sie sich auf fünf verschiedene Arten engagieren.

Ein Informationstag kann auch Menschen anziehen, die sich für Ihre Mission interessieren, aber noch nicht bereit sind, sich festzulegen. Das ist wichtig, denn Gewinnung ist nicht immer eine einmalige Transaktion. Jemand, der diesen Monat an einem Informationstag teilnimmt, engagiert sich vielleicht im nächsten Monat – oder stellt den Kontakt zu einer Person her, die helfen kann.

4. Machen Sie die erste Verpflichtung kleiner

Eine der wirksamsten Möglichkeiten, die Zurückhaltung von Freiwilligen zu überwinden, besteht darin, am Anfang keine grosse Verpflichtung zu verlangen.

Bieten Sie einen einfachen Einstieg an.

Das könnte sein:

• Eine einmalige Team-Volunteering-Veranstaltung
• Eine zweistündige professionelle Beratung
• Ein einzelner Nachmittag zur Unterstützung an Ihrem Standort
• Eine eintägige Fundraising-Veranstaltung
• Ein von einer Fachperson durchgeführter Workshop
• Ein kurzes Remote-Projekt
• Eine einzelne Veranstaltung zur Unterstützung von Begünstigten

Bei qualifizierten Freiwilligen sollten Sie sehr konkrete Beratungen ausschreiben.

«Zweistündiger Austausch mit einer Nonprofit-Organisation zur Beratung zu Google Ads» ist ein ganz anderes Angebot als «Freiwillige Marketingleitung gesucht».

Auch bei Vor-Ort-Einsätzen ist ein Samstagvormittag zur Vorbereitung von Materialien oder zur Unterstützung einer Veranstaltung oft leichter einzuplanen als «Engagement jede Woche».

Es geht nicht darum, freiwilliges Engagement auf eine Reihe transaktionaler Interaktionen zu reduzieren. Es geht darum, eine erste Erfahrung mit möglichst wenig Hürden zu schaffen.

Sobald jemand Ihre Organisation versteht, Ihre Mitarbeitenden kennenlernt und die Wirkung des eigenen Beitrags sieht, kann sich ganz natürlich eine längerfristige Beziehung entwickeln.

5. Aktivieren Sie das Netzwerk, das Sie bereits haben

Bevor Sie nach unbekannten Personen suchen, fragen Sie Menschen, die bereits mit Ihrer Organisation verbunden sind.

Freiwillige, Spenderinnen und Spender, Mitarbeitende, Vorstandsmitglieder, Begünstigte, Partner und Unterstützende verfügen alle über eigene Netzwerke.

Formulieren Sie die Anfrage konkret.

«Wir suchen eine Juristin oder einen Juristen, die oder der uns zwei Stunden zu einem Vertrag beraten kann.»

Oder:

«Wir suchen fünf Personen, die uns am Samstagvormittag bei unserer Gemeinschaftsveranstaltung helfen können.»

Konkrete Anfragen lassen sich leichter weiterleiten und sind für andere viel einfacher umzusetzen.

Denken Sie auch daran: Jemand, der sich nicht selbst freiwillig engagieren kann, kann trotzdem hervorragend Kontakte vermitteln.

6. Bauen Sie Unternehmenspartnerschaften auf – nicht nur einzelne Corporate-Volunteering-Tage

Unternehmen können Zugang zu einem besonders wertvollen Pool an qualifizierten und vor Ort engagierten Freiwilligen bieten. Die stärksten Unternehmensbeziehungen erfordern jedoch meist mehr Überlegung, als lediglich eine E-Mail zu senden und zu fragen, ob ein Unternehmen einen Freiwilligentag organisieren möchte.

Beginnen Sie damit, Unternehmen zu identifizieren, bei denen eine echte Verbindung zwischen Ihrer Mission, den Interessen des Unternehmens und den Fähigkeiten seiner Mitarbeitenden besteht.

Denken Sie anschliessend über eine einzelne Veranstaltung hinaus.

Eine gute Unternehmenspartnerschaft könnte Folgendes umfassen:

• Ein jährliches Team-Volunteering-Programm
• Skills-basierte Projekte
• Von Mitarbeitenden initiiertes Fundraising
• Wiederkehrende Möglichkeiten für freiwilliges Engagement
• Spezialisierte professionelle Unterstützung
• Eine Kombination aus Remote- und Vor-Ort-Beiträgen

Ausgangspunkt sollten die tatsächlichen Bedürfnisse der Nonprofit-Organisation sein. Corporate Volunteering funktioniert am besten, wenn sich die Interessen der Mitarbeitenden, die Ziele des Unternehmens und die Anforderungen der Nonprofit-Organisation tatsächlich überschneiden.

Wie Sie Unternehmen ansprechen

Recherchieren Sie, bevor Sie Kontakt aufnehmen.

Suchen Sie nach Unternehmen, die:

• über ein etabliertes CSR- oder Mitarbeitenden-Volunteering-Programm verfügen
• in der Nähe Ihres Standorts tätig sind
• Mitarbeitende mit relevanten beruflichen Fähigkeiten haben
• öffentlich bekundete Interessen haben, die zu Ihrem Anliegen passen
• bereits Organisationen in Ihrem Tätigkeitsbereich unterstützen
• eine Belegschaft haben, die sich wahrscheinlich für Ihre Arbeit interessiert

Identifizieren Sie anschliessend die richtige Ansprechperson. Je nach Organisation kann dies jemand aus CSR, Nachhaltigkeit, HR, Mitarbeitendenengagement, Kommunikation oder gesellschaftlichem Engagement sein.

Beginnen Sie mit einem Problem, bei dessen Lösung Sie das Unternehmen unterstützen können:

«Wir haben eine Reihe praktischer Projekte, bei denen Gruppen von 10–20 Mitarbeitenden einen messbaren Beitrag leisten könnten.»

Oder:

«Wir suchen Fachpersonen, die kurzfristig Expertise in Finanzen, Kommunikation und digitaler Strategie einbringen können.»

Machen Sie das Angebot leicht verständlich.

Beginnen Sie klein und pflegen Sie die Beziehung

Eine erste Freiwilligenveranstaltung kann der Anfang und nicht das Ende der Beziehung sein.

Berichten Sie danach, was geschehen ist. Bedanken Sie sich persönlich bei den Mitarbeitenden. Teilen Sie das Ergebnis. Fragen Sie, was funktioniert hat und was verbessert werden könnte.

Führen Sie anschliessend ein zweites Gespräch.

Welche weiteren Bedürfnisse hat die Nonprofit-Organisation? Wofür interessieren sich die Mitarbeitenden? Gibt es im Unternehmen Fähigkeiten, die nützlich sein könnten? Könnte eine weitere Abteilung teilnehmen?

Mit der Zeit kann sich ein Unternehmen von einem gelegentlichen Unterstützer zu einem verlässlichen Partner entwickeln.

Das erfordert Beziehungspflege. Die Nonprofit-Organisation sollte die Prioritäten des Unternehmens verstehen, während das Unternehmen die tatsächlichen Bedürfnisse der Nonprofit-Organisation kennen sollte. Die Beziehung sollte sich um konkrete Arbeit und gemeinsame Ziele entwickeln und nicht lediglich als Quelle kostenloser Arbeitskraft betrachtet werden.

Mitarbeitendenengagement kann auch dazu beitragen, umfassendere Beziehungen zwischen Unternehmen und Nonprofit-Organisationen zu stärken – insbesondere dann, wenn Mitarbeitende eine eigene Verbindung zur Organisation und ihrer Mission entwickeln.

7. Erweitern Sie Ihre Suche – und nutzen Sie mehr als einen Marktplatz

Es gibt keinen einzigen Ort, an dem alle passenden Freiwilligen bereits auf Sie warten.

Verschiedene Plattformen sprechen unterschiedliche Zielgruppen an. Wenn Sie Möglichkeiten über mehrere relevante Kanäle verbreiten, können Sie Ihre Chancen, die richtige Person zu finden, deutlich erhöhen.

Für Remote- und qualifizierte Freiwillige sollten Sie berufliche Netzwerke und Plattformen für Skills Volunteering in Betracht ziehen. Für lokale Freiwillige eignen sich Gemeinschaftsorganisationen, Universitäten, Schulen und lokale Freiwilligennetzwerke.

Übersehen Sie auch keine Plattformen, die speziell darauf ausgerichtet sind, Unternehmen, Nonprofit-Organisationen und Freiwillige miteinander zu verbinden.

Copalana Skills Volunteering ist eine Möglichkeit für Nonprofit-Organisationen, die strukturierte professionelle Expertise suchen. Nonprofit-Organisationen können die für ein Projekt erforderlichen Fähigkeiten, Sprachen, Ergebnisse und zeitlichen Erwartungen definieren. Dadurch lässt sich potenziellen Freiwilligen ein deutlich konkreteres Angebot präsentieren.

Für freiwilliges Engagement vor Ort bietet Copalana Team Events einen weiteren Weg. Statt Einzelpersonen für eine fortlaufende Verpflichtung zu gewinnen, können Nonprofit-Organisationen klar definierte Team-Volunteering-Möglichkeiten erstellen, die von Unternehmen und Gruppen gebucht werden können.

Die übergeordnete Erkenntnis ist wichtig: Überlassen Sie es nicht den Freiwilligen, die Suche zu übernehmen.

Platzieren Sie Ihre Möglichkeiten an mehreren Orten, an denen die von Ihnen benötigten Personen bereits suchen, und gestalten Sie jede Ausschreibung so konkret, dass jemand schnell beurteilen kann, ob sie oder er geeignet ist.

8. Bindung beginnt vor der Gewinnung

Schliesslich ist das Finden von Freiwilligen nur die Hälfte der Herausforderung.

Wenn jedes neue Projekt mit der Suche nach einer weiteren Gruppe von Personen beginnt, fängt Ihre Organisation ständig bei null an.

Deshalb verdient die Bindung ebenso viel Aufmerksamkeit wie die Gewinnung.

Das bedeutet, sicherzustellen, dass Freiwillige:

• genau wissen, was von ihnen erwartet wird
• eine klare Ansprechperson haben
• die benötigten Informationen und Schulungen erhalten
• den Zusammenhang zwischen ihrer Arbeit und Ihrer Mission erkennen können
• Feedback erhalten
• das Gefühl haben, dass ihr Beitrag wahrgenommen wird
• eine einfache Möglichkeit haben, in Kontakt zu bleiben

Eine gute Einführung und klare Kommunikation sind besonders wichtig. Leitlinien zum Freiwilligenmanagement von Idealist und Points of Light betonen klare Verantwortlichkeiten, Schulung, Betreuung, regelmässige Rückmeldungen und Anerkennung als wichtige Bestandteile einer positiven Erfahrung für Freiwillige.

Unterschätzen Sie auch nicht die Bedeutung eines Dankeschöns.

Nachdem jemand einen Beitrag geleistet hat, teilen Sie mit, was daraus entstanden ist. Wenn die Person bei der Vorbereitung von 200 Lebensmittelpaketen geholfen hat, sagen Sie ihr, wohin diese Pakete gegangen sind. Wenn sie zwei Stunden damit verbracht hat, Ihre Website zu verbessern, zeigen Sie ihr das Ergebnis.

Menschen kehren viel eher zurück, wenn sie sehen, dass ihre Zeit etwas bewirkt hat.

Ich frage für einen Freund

Wenn es eine zentrale Erkenntnis gibt, dann diese: Die Haltung gegenüber den Freiwilligen selbst macht oft den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg bei ihrer Gewinnung.

Freiwillige sollten nicht einfach als unbezahlte Mitarbeitende betrachtet werden. Sie sollten genauso wertgeschätzt werden wie gute Freundinnen und Freunde. Denn genau das sind sie: Freunde Ihrer Nonprofit-Organisation und Ihres Anliegens – grosszügig und fürsorglich, Ihre grössten Unterstützer in guten Zeiten und ein verlässlicher Rückhalt in schwierigen Zeiten.

Wie Ihre Freundinnen und Freunde sind auch Freiwillige unterschiedlich. Manche möchten am Samstagvormittag praktisch mit anpacken. Andere möchten zwei Stunden lang von ihrem Laptop aus zu einem rechtlichen Problem beraten. Einige möchten sich jede Woche engagieren. Andere können einen Nachmittag pro Jahr anbieten.

Aber alle sind wertvoll. Stellen Sie ihnen deshalb dieselben Dinge zur Verfügung, die Sie auch Ihren Freunden geben: Ehrlichkeit, Offenheit, Dankbarkeit, Zeit und Unterstützung. Menschen geben ihre Zeit eher, wenn sie sich respektiert und wertgeschätzt fühlen.

Und wenn diese Werte bei Ihrer Suche nach Freiwilligen sichtbar werden, müssen Sie sich keine Sorgen machen: Sie werden sie finden.